Sự khác biệt giữa lưu trữ và xóa trong gmail

Biết phải làm gì với mọi thứ bạn nhận được trong Gmail

Đối với hầu hết mọi người, Gmail là một trong những công cụ quan trọng nhất trong cuộc sống hàng ngày của họ. Vấn đề là hầu hết nhận được rất nhiều email đến nỗi khó có thể giữ hộp thư đến của bạn ngăn nắp và không đầy đủ các email ngẫu nhiên, không cần thiết. Gmail cung cấp cho người dùng nhiều cách để sắp xếp và sắp xếp email của họ vào các thư mục, tab và thẻ khác nhau, nhưng trong thời gian tìm kiếm của Google có thể quét hàng triệu từ mỗi giây, tại sao cần phải nỗ lực rất nhiều để giữ cho Gmail của bạn được tổ chức? May mắn thay, Gmail có một công cụ lưu trữ sẽ giúp bạn dọn dẹp giao diện mà không khiến bạn mất vài ngày để đặt mỗi email vào một thư mục riêng biệt.

Lưu trữ là gì?

Hành động lưu trữ email trong Gmail là lấy nó và đặt nó vào một thư mục nơi nó sẽ tiếp tục tồn tại nhưng sẽ không còn làm lộn xộn hộp thư đến của bạn nữa. Phần tốt nhất về điều này là nó vẫn sẽ có thể truy cập được trong tương lai nếu cần. Gmail xử lý công việc này một cách tuyệt vời vì nó cho phép người dùng lưu trữ nhanh chóng và dễ dàng email của họ.

Xóa là gì?

Khi bạn quyết định xóa một email, nó sẽ được gửi đến một thư mục rác. Thư mục này hoạt động như một bản sao lưu chỉ trong trường hợp bạn không thực sự muốn thoát khỏi một email. Một số người cũng sử dụng thư mục thùng rác làm nơi đổ rác cho các email mà họ không xem đủ quan trọng để có trong hộp thư đến của họ. Vấn đề với điều này là Gmail tự động xóa thư được đặt vào thùng rác sau 30 ngày. Vì vậy, trong khi sử dụng thư mục thùng rác làm công cụ dọn dẹp hộp thư đến của bạn có vẻ như là một ý tưởng hay, chỉ cần biết rằng rất có thể bạn sẽ mất một email mà bạn có thể cần trong tương lai.

Tại sao bạn nên lưu trữ email của mình

Giả sử bạn đang trò chuyện với ai đó và thông tin như địa chỉ hoặc số điện thoại được trao đổi. Tại thời điểm đó, bạn có thể ghi lại hoặc lưu bất cứ điều gì cần thiết để bạn quyết định xóa cuộc hội thoại vì bạn không thấy điểm nào khiến nó lộn xộn hộp thư đến của mình nữa.

Bây giờ hãy tưởng tượng một lượng thời gian mà bạn sẽ không bao giờ cần phải nhìn lại cuộc trò chuyện đó hoặc lấy thông tin từ những email đó nhưng vì một số lý do, giờ bạn đã làm được. Nếu bạn đã xóa chuỗi email, bạn sẽ không thể nhìn lại và dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn lưu trữ một email, bạn sẽ không còn phải thấy nó đang nằm trong hộp thư đến của mình mà còn yên tâm khi biết rằng nếu bạn cần, một tìm kiếm nhanh sẽ mang lại cho bạn.

Ngoài ra, tất cả các email lưu trữ của bạn được đặt trong thư mục "Tất cả Thư" có thể tìm thấy trong ngăn kéo điều hướng. Email không được tổ chức một khi được lưu trữ nhưng nếu bạn cần truy cập nhanh vào một email được lưu trữ gần đây, nó sẽ ở gần đầu danh sách.

Cách lưu trữ email trong Gmail trên Android

Có ba cách nhanh chóng và dễ dàng để lưu trữ email của bạn. Hai trong số các phương pháp này là để lưu trữ các email riêng lẻ và cách thứ ba là cách chọn nhiều email và lưu trữ chúng để sử dụng sau.

Cách nhanh nhất, dễ nhất và dễ bị tai nạn nhất để lưu trữ email là vuốt nó đi trong khi xem chế độ xem danh sách của tất cả các email trong hộp thư đến của bạn. Vì hầu hết người dùng Android đã quen với việc truy cập ngăn kéo điều hướng khi vuốt từ cạnh trái của màn hình, nên rất dễ vô tình gửi email đi để lưu trữ. May mắn thay, ngay sau khi vuốt email đi, Gmail cho phép bạn hoàn tác hành động của mình chỉ bằng cách nhấn nút hoàn tác xuất hiện trong vài giây sau khi lưu trữ.

Trong cài đặt của Gmail, bạn có thể nhanh chóng tắt tính năng này nếu bạn vô tình làm điều đó hoặc không có nhu cầu về tính năng này. Để thực hiện việc này, hãy mở ngăn kéo điều hướng, cuộn xuống phía dưới nơi đặt cài đặt, nhập cài đặt chung và tùy chọn thứ hai từ trên xuống sẽ cho bạn lựa chọn bật hoặc tắt "vuốt để lưu trữ".

Cách thứ hai để lưu trữ một email là trong khi xem một chuỗi tin nhắn riêng lẻ. Khi bạn đã đọc xong nội dung của một email, bạn sẽ được chào đón với một số tùy chọn trên thanh tác vụ. Một trong nhiều biểu tượng đang chờ bạn là một biểu tượng có vẻ là một hộp có mũi tên hướng xuống dưới. Đây là nút lưu trữ. Nếu bạn chọn mục này trong khi xem email, bạn sẽ được gửi lại vào hộp thư đến của mình và một trạng thái sẽ xuất hiện ở dưới cùng màn hình của bạn trong vài giây cho bạn biết rằng email đã được lưu trữ. Nếu bạn không có ý định lưu trữ email, một lần nữa có một nút hoàn tác mà bạn có thể chọn để đưa email của mình trở lại vị trí ban đầu.

Cuối cùng, nếu bạn đang xem qua hộp thư đến của mình và quyết định đã đến lúc phải thực sự dọn dẹp nó, phương pháp cuối cùng sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Trong khi nhìn vào hộp thư đến của bạn trong chế độ xem danh sách, bạn có thể nhấp vào hình ảnh của người gửi (thông thường là một hộp màu có chữ cái đầu tiên của tên người gửi bên trong nó) hoặc nhấn vào email để chọn nó.

Tiếp tục quá trình chọn nhiều email hơn và khi mọi thứ bạn muốn lưu trữ được chọn, hãy nhấp vào biểu tượng hộp tương tự với mũi tên hướng xuống đang ngồi trên thanh tác vụ. Giống như phương pháp cuối cùng, ngay sau khi lưu trữ email, một trạng thái sẽ xuất hiện ở cuối màn hình thông báo cho bạn rằng bạn lưu trữ nhiều email và cung cấp cho bạn tùy chọn hoàn tác hành động của mình.

Nếu bạn lo lắng rằng bạn có thể vô tình lưu trữ hoặc xóa bất kỳ email nào bằng bất kỳ phương pháp nào ở trên, Gmail cho phép bạn bật một tính năng thêm một bước nữa để lưu trữ hoặc xóa email. Ủy quyền này thêm một hộp thoại bật lên xuất hiện khi bạn cố xóa hoặc lưu trữ email sẽ yêu cầu xác nhận rằng bạn thực sự muốn hoàn thành hành động đã chọn.

Để bật tính năng này, hãy mở ngăn điều hướng, cuộn xuống cài đặt, chọn cài đặt chung và ở dưới cùng của menu có hai hộp kiểm để bật xác nhận trước khi xóa và lưu trữ.

Với kiến ​​thức mới này về lưu trữ và xóa, bạn sẽ dọn dẹp hộp thư đến Gmail của mình và chạy hiệu quả hơn, trong khi không bao giờ loại bỏ thông tin mà bạn có thể cần một ngày nào đó.