Cách: sử dụng gmail để gửi và nhận email từ các tài khoản khác của bạn

Có một vài bước nhảy qua, nhưng khi tất cả đã nói và hoàn thành, bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email trong Gmail

Nhiều như chúng tôi muốn tất cả chúng ta có thể sử dụng chỉ một địa chỉ email cho tất cả mọi thứ, không phải lúc nào cũng có thể hoặc được khuyến khích vì lý do này hay lý do khác. Không có gì lạ khi có địa chỉ email từ Outlook, Yahoo, ISP của bạn và những người khác ngoài Gmail - không nói gì về việc có tài khoản email công việc. May mắn thay, Gmail có khả năng xử lý email từ các tài khoản khác của bạn, miễn là bạn sẵn sàng thực hiện quy trình thiết lập và điều chỉnh mọi thứ vừa phải. Bạn không phải cài đặt một loạt các ứng dụng email trên điện thoại hoặc quản lý mọi thứ trên máy chủ của riêng bạn, điều này làm cho việc này thậm chí còn đơn giản hơn.

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi đến các dịch vụ khác nhau để kiểm tra email và muốn tất cả ở một nơi thay vào đó, đây là hướng dẫn bạn sẽ muốn đọc. Đọc cùng và xem cách tổng hợp tất cả hoạt động email của bạn vào chỉ Gmail.

Gửi email từ tài khoản khác bằng Gmail

Để ngưng tụ hoàn toàn việc sử dụng một địa chỉ email khác vào tài khoản Gmail của bạn, trước tiên bạn cần định cấu hình Gmail để có thể gửi thư từ tài khoản đó. Sau khi trải qua quá trình này, bạn sẽ có thể gửi email từ trong tài khoản Gmail của mình trông giống như được gửi từ một địa chỉ không phải là Gmail - những thứ khá lắt léo.

Bạn sẽ phải thực hiện tất cả cấu hình này từ giao diện web của Gmail, vì các khả năng nâng cao không được đưa vào ứng dụng Gmail. Tuy nhiên, đó có lẽ là điều tốt nhất vì bạn sẽ phải quản lý một vài cửa sổ và tài khoản khác nhau cùng một lúc. Thực hiện một chút thời gian vào buổi tối và hoàn thành nó trên máy tính.

Chuyển đến cài đặt Gmail của bạn trên web

Trong Gmail trên web, hãy truy cập cài đặt bằng cách nhấp vào thiết bị ở góc trên bên phải của giao diện và nhấp vào "cài đặt". Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào tab ở đầu giao diện có nhãn "Tài khoản và nhập". Sau đó, bạn sẽ muốn nhấp vào "Thêm địa chỉ email khác mà bạn sở hữu", địa chỉ này sẽ hiển thị bên dưới tài khoản Gmail chính của bạn trong phần "Gửi thư dưới dạng:".

Nhập địa chỉ email khác của bạn

Khi bạn nhấp vào liên kết đó, nó sẽ mở ra một cửa sổ hướng dẫn bạn qua các bước định cấu hình địa chỉ email khác. Đầu tiên, bạn sẽ nhập tên cho tài khoản (tự động điền tên riêng của bạn) và sau đó là địa chỉ email đầy đủ. Theo mặc định, địa chỉ sẽ được coi là bí danh - điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể gửi email trông giống hệt như địa chỉ đến từ địa chỉ đó, thay vì từ nhà cung cấp khác. Nhấp vào "bước tiếp theo."

Chọn máy chủ SMTP

Chọn một máy chủ SMTP nghe có vẻ đáng sợ, nhưng trong hầu hết các trường hợp, Gmail sẽ có thể định cấu hình việc này cho bạn. Nó xem địa chỉ email bạn đã nhập ở bước trước và xử lý các phần phức tạp để gửi và nhận email. Lý do duy nhất để thay đổi điều này là nếu bạn có một tài khoản email bị ràng buộc nhiều hơn khiến cho các thư được gửi qua Gmail có chữ ký "được gửi bởi [email protected] thay cho [email protected]". Nếu đó là trường hợp, bạn sẽ cần phải đi với tùy chọn thứ hai để sử dụng các máy chủ SMTP của dịch vụ bạn đang cố gắng kết nối. Bước tiếp theo.

Gửi email xác minh

Bây giờ, Gmail sẽ gửi email đến tài khoản bạn đang cố gắng kết nối để xác minh rằng bạn có quyền truy cập vào tài khoản đó. Nhấp vào "gửi xác minh" và kiểm tra xem tài khoản khác trong tab hoặc cửa sổ mới để bạn có thể truy xuất thông tin từ đó. Trở đi

Nhận email xác minh, nhập mã

Trong tài khoản email khác của bạn, hãy mở email bạn nhận được từ [email protected] - nếu không có trong hộp thư đến của bạn, hãy kiểm tra thư mục thư rác của bạn. Email này chứa mã nhiều chữ số mà bạn có thể sao chép và dán vào cửa sổ trước đó, cũng như liên kết bạn có thể nhấp để xác minh quyền truy cập vào tài khoản thay thế. Bằng cách nhập mã vào Gmail hoặc nhấp vào liên kết từ email, bạn đang hoàn tất quy trình thiết lập.

Và bạn đã hoàn thành!

Nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bây giờ bạn sẽ thấy một tùy chọn để chọn địa chỉ email bạn muốn gửi từ khi soạn thư. Nếu bạn có một địa chỉ email khác, bạn có thể lặp lại quy trình. Bạn có thể chọn tài khoản nào được đặt để gửi theo mặc định bất cứ lúc nào và những thay đổi sẽ được áp dụng trên các ứng dụng web và Android.

Nhận email từ một tài khoản khác với POP3

Bây giờ cho phía bên kia của phương trình - nhận email từ các tài khoản khác của bạn trực tiếp vào Gmail. Cách được tiêu chuẩn hóa để thực hiện việc này là với một giao thức có tên là POP3, sẽ cho phép Gmail định kỳ lấy email từ một tài khoản khác và gửi nó đến hộp thư đến Gmail của bạn.

Để bắt đầu, hãy quay lại cài đặt Gmail trên web và tìm tùy chọn "Thêm tài khoản thư POP3 mà bạn sở hữu", ngay bên dưới nơi bạn vừa thêm các tài khoản email khác. Nhấp vào liên kết đó và một cửa sổ sẽ bật lên để bạn bắt đầu.

Nhập địa chỉ email, mật khẩu và tùy chọn cấu hình của bạn

Giống như trước đây, bạn sẽ được nhắc nhập địa chỉ email mà bạn muốn nhận email từ đó. Nhấn tiếp theo và bạn sẽ thấy một màn hình phức tạp hơn một chút để thực hiện tất cả các cấu hình cùng một lúc. Bạn sẽ cần nhập tên người dùng (thường là phần trước ký hiệu @) và mật khẩu cho tài khoản, cũng như chọn máy chủ và cổng POP, sau đó kiểm tra một số cài đặt.

Nếu bạn đang sử dụng một nhà cung cấp email lớn, Google sẽ có thể phát hiện máy chủ và cổng POP thích hợp, do đó bạn sẽ không phải lo lắng về những điều đó. Buộc SSL là một ý tưởng tốt và được kiểm tra theo mặc định, nhưng bạn sẽ cần phải quyết định xem bạn có muốn kiểm tra những người khác hay không. Tùy chọn đầu tiên, "Để lại một bản sao …, " là một cách tốt để kiểm tra, vì nó sẽ để lại một bản sao của mỗi email trên máy chủ của dịch vụ khác, thay vì xóa nó khi nó được đẩy lên Gmail - tối thiểu, chúng tôi sẽ để lại kiểm tra này cho đến khi bạn có thể xác minh email đang chảy đúng cách.

Tùy chọn để gắn nhãn tin nhắn đến cũng là một thông minh để kiểm tra. Điều này có nghĩa là mọi email đến thông qua một tài khoản khác sẽ được gắn nhãn khác với email đến địa chỉ @ gmail.com thực tế của bạn. Bạn luôn có thể điều chỉnh nhãn sau này, nhưng để bắt đầu, việc tách biệt ở đó thật hữu ích. Đi xa hơn, bạn cũng có thể có các thư được lưu trữ theo mặc định, vì vậy chúng rõ ràng chỉ đi vào nhãn chứ không phải hộp thư đến - đó là sở thích cá nhân, nhưng có thể là một ý tưởng tốt khi bạn thêm tài khoản lần đầu tiên để email tồn đọng của bạn không nhấn hộp thư đến.

Hãy để mọi thứ đồng bộ hóa, nhận email

Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các quyết định nhập của mình, hãy nhấp vào "thêm tài khoản" và đợi mọi thứ đồng bộ hóa. Tùy thuộc vào số lượng thư bạn có trong tài khoản khác của mình, có thể mất một thời gian để tất cả đến nơi. Nếu bạn gặp sự cố hoặc chỉ muốn chỉnh sửa chi tiết tài khoản, bạn luôn có thể quay lại cài đặt Gmail, nhấp vào "chỉnh sửa thông tin" cho tài khoản đó và thay đổi bất kỳ chi tiết cần thiết nào.

Nếu email bắt đầu đến, thì bạn đã hoàn tất! Bạn đã thiết lập đúng Gmail để nhận email từ các tài khoản email khác của bạn.

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp email của tôi không hỗ trợ POP3?

Nếu vì một lý do nào đó, nhà cung cấp email của bạn không hỗ trợ truy xuất email POP3, thì tùy chọn khác của bạn để nhận email vào Gmail là sử dụng chuyển tiếp từ dịch vụ đó. Mỗi nhà cung cấp làm những việc khác nhau, nhưng về cơ bản, bạn sẽ thiết lập một quy tắc về nhà cung cấp đó chuyển tiếp từng email đến địa chỉ Gmail của bạn. Vì điều này tạo ra các vòng lặp và sự cố bổ sung mà bạn có thể muốn dính vào POP3 bất cứ khi nào có thể, nhưng chuyển tiếp có thể là lựa chọn duy nhất của bạn trong một số trường hợp.

Những điều cần biết bây giờ bạn là chủ của tất cả các tài khoản email

Bây giờ bạn có các tài khoản email khác gửi email chính xác đến tài khoản Gmail của mình và có khả năng trả lời từ đúng địa chỉ, có một số điều cần biết.

Trước tiên, hãy biết rằng với cấu hình này, các hành động bạn thực hiện trong Gmail trên các tài khoản khác của bạn sẽ không đồng bộ hóa lại với nhà cung cấp email khác của bạn. Nếu bạn nhận được email từ một tài khoản khác vào Gmail và trả lời, bạn sẽ không thấy câu trả lời đó khi bạn đi kiểm tra email của mình trong nhà cung cấp khác đó. Điều tương tự cũng xảy ra với nhãn, tin nhắn đã xóa và tin nhắn đọc - không có gì đồng bộ trở lại. Đó là một hạn chế của POP3 và hệ thống này, nhưng đó là cách nó phải như vậy.

Tiếp theo, hãy biết rằng với POP3, bạn không nhận được email "đẩy" thực sự. Điều này có nghĩa là một tin nhắn được gửi đến một tài khoản khác và được gửi đến bởi Gmail sẽ không đến nhanh như một email được gửi trực tiếp đến địa chỉ @ gmail.com của bạn. May mắn thay, Google xử lý khoảng thời gian bỏ phiếu và giúp bạn nhận được email nhanh nhất có thể, nhưng với POP3 không phải là tức thời.

Nếu bạn đang tìm cách tập hợp tất cả các tài khoản của mình vào một ứng dụng hoặc giao diện, nhưng vẫn giữ được đồng bộ hóa và đẩy email hai chiều, bạn có thể muốn xem xét ứng dụng email của bên thứ ba. Có một số tùy chọn khác nhau trên máy tính để bàn, cũng như trên Android - một lựa chọn phổ biến luôn là K9 Mail cho bất kỳ ai sử dụng IMAP hoặc Exchange trên nhiều tài khoản.